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选调生考试《公共基础知识》:公文版头的格式规范

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  党政机关公文格式将公文格式从整体上分为版头、主体、版记三个部分,每个部分包含哪些要素,以及每个要素的具体要求是什么,不仅是我们公文考试中的重点,更重要的是在我们的实际工作中也是要应用到的,对于它的掌握就显得尤为重要,今天就让我们来一起来学习公文版头的格式规范吧。

  一、原理讲解

  公文版头部分包含的要素有:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

  1.份号

  份号是指公文印制份数的顺序号,是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。《条例》规定:“涉密公文应当标注份号。”

  【讲解】首先份号并不是所有公文都应该标注的,只有“涉密公文”才需要。为什么?因为涉密公文含有国家秘密,需要掌握这篇公文印了几份,第几份公文发给了那个机关,一个方面有利于保护机密,另一方面一旦发生泄露可以迅速确定泄密者身份。其次还需掌握份号的书写格式,6位阿拉伯数字不编虚位,位于版心左上角的第一行。

  2.密级和保密期限

  《条例》规定:“涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密、机密、秘密和保密期限。”

  如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。如“秘密★1年”。

  【讲解】同样强调涉密公文应当标注,根据涉密程度分别标注绝密、机密、秘密和保密期限,保密期限的时间如果有具体规定就按实际情况来,如果没有标注的保密期限的话,采取默认的形式,绝密一般默认30年、机密一般默认20年、秘密一般默认10年。

  3.紧急程度

  根据紧急程度,紧急公文应当分别标注特急、加急,电报应当分别标注特提、特急、加急、平急。

  【讲解】平件是不需要标注紧急程度的,只有比较紧急需要加快处理时,根据需要优先处理还是马上处理来标注加急和特急。我们刚刚讲到的这三个要素不是每篇公文都有的,视具体情况而定。

2018事业单位公共基础知识:公文版头的格式规范

  4.发文机关标志

  【讲解】它是每篇公文的标配,用红色字体书写,因此我们的公文也被称之为红头文件。具体格式的话,一是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成;二是也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

  5.发文字号

  发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

  【讲解】每篇公文的发文字号都是不一样的,相当于我们的身份证,索引和查找公文主要是通过发文字号来确定的。对于发文字号的格式,我们可以通过下面的图片来学习,第一个它有三个组成部分,分别是发文机关代字、年份、发文顺序号。第二个它的具体写法,发文机关代字用来表达这篇公文是哪个机关发的,年份用来表达是哪一年发的,用4位阿拉伯数字表示,一定要看清楚数字外面的括号是六角括号,发文顺序号表达的是这一年发的第几份公文,阿拉伯数字书写,不编虚位,不加“第”字。

2018事业单位公共基础知识:公文版头的格式规范

  6.签发人

  《条例》规定:“上行文应当标注签发人姓名。”

  【讲解】上行文是写给上级机关的,上级机关并不会对下级的每一个情况都了如指掌,如果上级在阅读公文时出现问题,能够知道谁是签发人,谁对这篇公文负责的话,能够大大提高工作效率。

  二、真题再现

  1.(单选)以下各项中不属于公文版头部分的结构要素是:

  A.公文标题 B.签发人

  C.发文字号 D.密级

  2.(单选)下列公文发文字号正确的是:

  A.国发[2016]1号 B.国发〔16〕1号

  C.国发〔2016〕1号 D.国发【2016】1号

  三、参考答案

  1.【答案】A。解析:版头部分一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人构成。公文标题属于主体部分。故本题答案为A。

  2.【答案】C。解析:发文字号编排在发文机关标识下空2行位置,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。故本题答案选C。

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